Zdecydowana większość pracowników z dniem 1 stycznia danego roku nabywa nowe uprawnienia urlopowe. Noworoczna pula urlopowa jest dla nich dostępna już od pierwszego dnia roku. Do tego dochodzą jeszcze dni urlopowego wypoczynku niewykorzystane w ubiegłym roku. Wszystkie te uprawnienia urlopowe należy racjonalnie wykorzystać w terminach przewidzianych w Kodeksie pracy, dlatego pracodawca powinien dokonać przeglądu stanu urlopowego na nowy rok.
Urlop kolejny także dla początkujących
W przepisach urlopowych często pojawia się pojęcie pracownika uprawnionego do kolejnego urlopu. Prawo do niego nabywa się z dniem 1 stycznia każdego roku. Urlop kolejny jest jednak zagwarantowany dla pracowników posiadających już pewien staż zawodowy. Natomiast dla pracowników rozpoczynających karierę zawodową przewidziany jest tzw. urlop cząstkowy, do którego prawo nabywa się z dołu, po przepracowaniu miesiąca.
Wymiar urlopu cząstkowego to 1/12 urlopu przysługującego pracownikowi po przepracowaniu roku, przy czym urlop cząstkowy udzielany jest tylko w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik po raz pierwszy podjął pracę. Może więc wystąpić sytuacja, w której pracownik zatrudniony pierwszy raz w życiu, np. w dniu 1 grudnia 2013 r., stosunkowo wcześnie nabędzie pełne prawa urlopowe. Z upływem grudnia uzyska bowiem prawo do urlopu cząstkowego za grudzień 2013 r. (który, z przyczyn praktycznych, odbierze już w nowym roku kalendarzowym). Równocześnie z dniem 1 stycznia 2014 r. uzyska prawo do pełnego wymiaru urlopu kolejnego. Nie będzie miał w tym przypadku znaczenia fakt, że pracownik nie przepracował jeszcze całego roku - w tej sytuacji o korzystnym dla pracownika układzie uprawnień urlopowych decyduje termin podjęcia pierwszej pracy.
Należy pamiętać, że urlop kolejny to urlop, do którego prawo nabywa się z pierwszym dniem roku następującego po roku, w którym po raz pierwszy podjęto zatrudnienie. W następstwie tej zasady może się więc zdarzyć, że prawo do urlopu kolejnego uzyska pracownik, który nie przepracował nawet miesiąca, np. zatrudnił się 16 grudnia 2013 r. W takim przypadku nie nabędzie on wprawdzie prawa do urlopu cząstkowego za grudzień 2013 r., ale za to od 1 stycznia 2014 r. będzie mu przysługiwał urlop kolejny w pełnym wymiarze.
Dlatego pracodawca dokonując sprawdzenia stanu urlopowych uprawnień na nowy rok, nie może z góry wykluczyć początkujących w życiu zawodowym pracowników, jako wyłączonych z prawa do kolejnego urlopu. Nie zawsze będą oni bowiem musieli przepracować cały rok, aby uzyskać to prawo.
W nowy rok najlepiej z planem
Na wykorzystanie urlopu wypoczynkowego przeznaczony jest cały rok kalendarzowy. Mimo iż pozornie wydaje się to długim okresem czasu, wielu pracowników wchodzi w nowy rok z zaległościami urlopowymi. Aby nie dopuścić do kumulowania się takich zaległości i zorganizować proces wykorzystywania urlopów w sposób racjonalny, najlepiej sporządzić plan urlopów. Nie jest to dokument bezwzględnie obowiązujący - pracodawca nie ma obowiązku jego tworzenia, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. Plan urlopów nie jest obowiązkowy także wtedy, gdy taka organizacja nie występuje w firmie, a pracodawca odstąpi od formalnego zaplanowania urlopów (art. 163 K.p.). W takich przypadkach ma jednak obowiązek porozumieć się z pracownikiem co do terminu udzielenia urlopowego wypoczynku. W praktyce, szczególnie w większych firmach, racjonalne jest jednak pozostanie przy sporządzaniu planu urlopów, nawet jeżeli nie jest on prawnie wymagany.
Przepisy prawa pracy nie ustalają minimalnego ani maksymalnego okresu, na jaki należy sporządzać plan urlopów, nie określają również terminu, w którym powinien być przygotowany. Plany urlopów mogą być ustalane np. na okresy roczne, półroczne lub kwartalne. Z formalnego punktu widzenia nie ma przeszkód, aby plan urlopów sporządzić w dowolnym momencie roku kalendarzowego, niemniej celowe jest przygotowanie go w pierwszym miesiącu roku. W planie urlopów powinny być uwzględnione wszystkie rodzaje urlopów, w tym zaległe, uzupełniające lub dodatkowe.
Urlop na żądanie, jako niepodlegający planowaniu, nie powinien być umieszczany w planie urlopów.
Zdążyć przed terminem przedawnienia
Pracownik, który nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego za dany rok, może dochodzić urlopowych zaległości nawet przez trzy lata. Taki jest termin przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy. Pracodawca może więc spodziewać się wniosku o zaległy urlop przez trzy lata, licząc ten okres najpóźniej od ostatniego dnia września roku następnego po roku za który przysługiwał urlop. Termin wrześniowy jest bowiem graniczną datą udzielenia urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok, z wyjątkiem urlopu na żądanie, którego można udzielić w dowolnym terminie uzgodnionym z pracownikiem.
Termin do końca września następnego roku stosuje się też do dodatkowych urlopów wypoczynkowych dla określonych grup zatrudnionych. Ponieważ przepisy dotyczące takich urlopów nie wprowadzają odrębnych terminów na ich udzielenie, obowiązują w tym zakresie ogólne zasady kodeksowe. Urlop dodatkowy przysługujący za dany rok w razie jego niewykorzystania staje się więc urlopem zaległym, który należy udzielić pracownikowi w normalnym trybie.
Należy zauważyć, że upływ terminu przedawnienia roszczenia o urlop nie powoduje definitywnego zamknięcia drogi do jego udzielenia pracownikowi. Przedawnienie roszczenia urlopowego nie oznacza bowiem, że traci ono swój byt. Zmienia się jedynie jego charakter - zobowiązanie pracodawcy do udzielenia urlopu staje się zobowiązaniem naturalnym, tj. takim, które może, ale nie musi być zrealizowane. Pracodawca może więc okazać dobrą wolę i w odpowiedzi na wniosek pracownika o udzielenie przedawnionego urlopu zrezygnować z posłużenia się zarzutem przedawnienia. Wówczas możliwe będzie udzielenie i wykorzystanie nawet takiego "przeterminowanego" urlopu.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
