Wpłaty do PPK: liczy się data wypłaty wynagrodzenia, a nie okres, za jaki ono przysługuje

Niniejszy artykuł został przygotowany przez PFR Portal PPK:

Pracodawca jest obowiązany do obliczenia i dokonania finansowanych przez siebie wpłat do instytucji finansowej oraz do obliczenia, pobrania i dokonania do tej instytucji wpłat finansowanych przez uczestnika PPK. Wpłaty finansowane przez pracodawcę są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wszystkie powinny być przekazane do instytucji finansowej do 15. dnia kolejnego miesiąca. Tak wynika z art. 28 ust. 2-4 ustawy o PPK. Nie ma przy tym znaczenia, za jaki okres wypłacane jest to wynagrodzenie. Na obowiązki pracodawcy w tym zakresie, co do zasady, nie ma też wpływu ustanie zatrudnienia uczestnika PPK. W sytuacji zatem, gdy po ustaniu zatrudnienia pracodawca wypłaca byłemu już pracownikowi wynagrodzenie w rozumieniu ustawy o PPK, generalnie od tej wypłaty powinien obliczyć i pobrać wpłaty do PPK, a następnie przekazać je do instytucji finansowej. Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku w dwóch sytuacjach, czyli jeśli:

• były pracownik przed wypłatą tego wynagrodzenia złożył pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• pracodawca w międzyczasie, tj. po rozwiązaniu umowy o pracę z danym uczestnikiem, a przed wypłatą wynagrodzenia zmienił instytucję finansową (doszło do rozwiązania umowy o zarządzanie PPK zawartej z instytucją finansową, która jest stroną umowy o prowadzenie PPK zawartej w imieniu i na rzecz tego uczestnika PPK).

Zwracamy uwagę! Przez wynagrodzenie należy rozumieć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie o sus, bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy, oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego (art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK).

Decyzja należy do uczestnika PPK

Złożenie przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK zwalnia byłego pracodawcę z obowiązku obliczenia, pobrania i dokonania wpłat do PPK. Bez znaczenia jest przy tym, czy uczestnik PPK złożył ją jeszcze w czasie zatrudnienia, czy już po odejściu z pracy.

W drugim kwartale 2024 r. pracodawca wypłaci pracownikom premie roczne za ubiegły rok. Uczestnik PPK, którego stosunek pracy rozwiązał się z końcem grudnia 2023 r. i który do końca swojego zatrudnienia u tego pracodawcy aktywnie oszczędzał w PPK, nie chce, aby od tej premii zostały obliczone i pobrane wpłaty do PPK. Jeśli przed wypłatą premii złoży byłemu pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, pracodawca zgodnie z wolą uczestnika PPK nie obliczy i nie pobierze tych wpłat od wypłacanej premii.

Zakładamy, że pracownik z poprzedniego przykładu, kilka miesięcy przed swoim odejściem z pracy zaprzestał oszczędzania w PPK. W lipcu 2023 r. złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK i w dniu rozwiązania stosunku pracy nadal była ona skuteczna. Oznacza to, że pracodawca, wypłacając premię roczną w 2024 r., nie obliczy i nie pobierze wpłat do PPK od tej premii. Gdyby były pracownik chciał, aby wpłaty do PPK zostały jednak od premii naliczone, powinien złożyć byłemu pracodawcy wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. Jeśli taki wniosek złoży uczestnik PPK, który wcześniej złożył deklarację o rezygnacji z wpłat do PPK, pracodawca zobowiązany będzie takie wpłaty wznowić.

Zmiana instytucji finansowej przez pracodawcę

Jeśli już po odejściu pracownika z pracy pracodawca zmienił instytucję finansową, fakt ten uniemożliwi mu - w razie wypłaty temu pracownikowi wynagrodzenia w rozumieniu ustawy o PPK - obliczenie i pobranie wpłat do PPK od tego wynagrodzenia.

Przypomnijmy, że pracodawca może zmienić instytucję finansową poprzez wypowiedzenie umowy o zarządzanie PPK zawartej z dotychczasową instytucją finansową, jeżeli podpisał taką umowę z inną instytucją (art. 12 ust. 1 ustawy o PPK). Stąd też najpierw musi on zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z nową instytucją finansową, a dopiero później wolno mu wypowiedzieć umowę w dotychczasowej instytucji. Następnie niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK z nową instytucją finansową, zawiera w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej w tym podmiocie zatrudniającym umowę o prowadzenie PPK, jeżeli osoba zatrudniona miała zawartą umowę o prowadzenie PPK w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez podmiot zatrudniający umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. Takiej umowy pracodawca nie może jednak zawrzeć dla byłych pracowników.

Dlatego też jeśli po ustaniu zatrudnienia pracownika doszło do zmiany instytucji finansowej przez pracodawcę, a byłemu pracownikowi ze stosunku pracy przysługuje jeszcze jakieś "odroczone wynagrodzenie", pracodawca nie jest zobowiązany do obliczenia, pobrania i przekazania wpłat do PPK obliczonych od tego wynagrodzenia. W takim przypadku nie ma podstawy prawnej do takiego działania pracodawcy, który nie może dokonywać wpłat do PPK za uczestnika, który nie ma zawartej umowy o prowadzenie PPK z instytucją finansową, z którą ten pracodawca zawarł nową umowę o zarządzanie PPK.

Stosunek pracy uczestnika PPK ustał z końcem lipca 2023 r. W połowie sierpnia 2023 r. pracodawca wypowiedział umowę o zarządzanie PPK w dotychczasowej instytucji finansowej, w związku z zawarciem takiej umowy z nową instytucją, do której począwszy od września 2023 r. dokonuje wpłat do PPK. W II kwartale 2024 r. pracodawca wypłaci pracownikom nagrody roczne za ubiegły rok, od których obliczy i pobierze wpłaty do PPK. Dotyczy to także nagród wypłacanych byłym pracownikom, pod warunkiem, że do rozwiązania ich stosunku pracy doszło już po zmianie instytucji finansowej i pracodawca - przed ich odejściem z pracy - zawarł w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK z nową instytucją finansową.