Pracownik odpowiada za szkodę wyrządzoną pracodawcy wówczas, gdy spełnione są przesłanki określone w Kodeksie pracy. Wysokość odszkodowania uzależniona jest natomiast od tego, czy pracownik spowodował szkodę umyślnie, czy też nieumyślnie.
Pracownik może być pociągnięty do odpowiedzialności materialnej na zasadach ogólnych (której podlegają wszyscy pracownicy) tylko wówczas, gdy spełnione są łącznie wszystkie przesłanki określone w art. 114 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Są one następujące:
Brak spełnienia przynajmniej jednej ze wskazanych przesłanek wyklucza powstanie odpowiedzialności pracownika na zasadach określonych w art. 114-122 K.p. Nadmieńmy, że zasady te nie dotyczą odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone, uregulowanej w art. 124-127 K.p. Odpowiedzialność tego drugiego rodzaju dotyczy ograniczonego kręgu pracowników, tj. tych, którym powierzono mienie pracodawcy z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. W naszym opracowaniu nie zajmujemy się odpowiedzialnością tego typu, a jedynie odpowiedzialnością materialną o charakterze ogólnym.
Co ważne - to pracodawca musi wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.
Dla ustalenia wysokości odszkodowania należnego pracodawcy istotnym jest charakter winy pracownika. Jeżeli pracownik spowodował szkodę nieumyślnie (np. wskutek lekkomyślności albo niedbalstwa), to ponosi odpowiedzialność tylko w granicach rzeczywistej straty pracodawcy i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda (art. 115 K.p.). W takiej sytuacji pracownik nie musi zwracać pracodawcy ewentualnych korzyści, które ten utracił w związku z powstałą szkodą.
Wysokość odszkodowania przy winie nieumyślnej nie może jednak przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.
Przykład 1
Przez roztargnienie pracownik zapomniał przesmarować maszynę służącą do produkcji płytek ceramicznych. Z uwagi na to, że wina była nieumyślna, może być on obciążony tylko kosztami naprawy wspomnianej maszyny. Maksymalne odszkodowanie nie może jednak przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia. |
Natomiast przy umyślnym wyrządzeniu szkody pracownik zobowiązany jest do jej naprawienia w pełnej wysokości, a więc z uwzględnieniem także utraconych przez zakład korzyści (art. 122 K.p.). Nie ma tu zastosowania ograniczenie wynikające z art. 119 K.p.
Przykład 2
Po otrzymaniu nagany pracownik celowo uszkodził maszynę służącą do produkcji płytek ceramicznych. W związku z tym przez 3 dni była ona niesprawna. Z uwagi na to, że maszyna została uszkodzona umyślnie, pracodawca może dochodzić od pracownika zwrotu kosztów jej naprawy oraz pokrycia strat związanych z jej wyłączeniem z produkcji przez wspomniane 3 dni. |
Kwotę odszkodowania przysługującego na podstawie art. 119 K.p. ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, przy czym nie uwzględnia się tu zmian w warunkach wynagradzania lub wysokości składników wynagrodzenia, wprowadzonych po dniu wystąpienia szkody. Stanowi tak § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
Pracodawca może rozpocząć egzekwowanie należnego mu odszkodowania dopiero po uzyskaniu wyroku sądu albo pisemnej zgody pracownika. Ta ostatnia najczęściej przybiera formę ugody między pracodawcą a pracownikiem. Obciążeń dokonujemy na zasadach przewidzianych w art. 87-91 K.p., w tym dotyczących tzw. kwot wolnych od potrąceń.
Przepisy art. 117 K.p. przewidują też sytuacje skutkujące ograniczeniem odpowiedzialności pracownika za powstanie szkody w mieniu pracodawcy. Przede wszystkim ten ostatni nie może przerzucać na pracownika ryzyka związanego z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że pracownik nie odpowiada za szkodę powstałą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.
Pracownik nie ponosi również odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca albo inna osoba przyczyniły się do jej powstania lub zwiększenia.
W razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników, każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody adekwatną do przyczynienia się do niej i stopnia winy, a jeśli nie jest możliwe ustalenie tych elementów - odpowiadają oni w częściach równych.
Jeżeli podczas wykonywania czynności pracowniczych pracownik wyrządził szkodę osobie trzeciej, do jej naprawienia - w pełnej wysokości - zobowiązany jest tylko pracodawca. Dopiero później może on dochodzić od pracownika odszkodowania według przedstawionych zasad, a więc z zastosowaniem ograniczeń występujących przy winie nieumyślnej.
Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 13 czerwca 1975 r. (sygn. akt IV PZP 7/75), w której stwierdza się, że: "Pracownik wyrządzający z winy nieumyślnej szkodę osobie trzeciej ponosi wobec zakładu pracy, który tę szkodę naprawił, odpowiedzialność w ograniczonej wysokości (...)."
Czynności, które skutkują obowiązkiem wykazania VAT należnego, to:
Obciążenie pracownika z tytułu wyrządzonej pracodawcy szkody nie jest żadną z ww. czynności. Nie jest to również żadne ze zdarzeń, wymienionych w art. 7 i 8 ustawy o VAT, traktowanych na równi z odpłatną dostawą towarów/odpłatnym świadczeniem usług i skutkujących obowiązkiem wykazania VAT należnego.
W związku z powyższym, obciążenie pracownika kwotą odszkodowania (karą pieniężną) z tytułu szkody wyrządzonej pracodawcy nie podlega opodatkowaniu VAT.
Wspomnijmy, że jeśli obowiązek zapłaty przez pracownika odszkodowania (kary pieniężnej) powstał w związku z niedoborem składnika majątku, wówczas po stronie pracodawcy może powstać konieczność skorygowania VAT naliczonego, odliczonego od zakupu tego składnika majątku. Tak będzie np. w przypadku, gdy pracodawca nie zachował należytego nadzoru nad pracownikiem, w wyniku czego powstał niedobór. Korekty VAT dokonuje się tu w oparciu o regulacje, zawarte w art. 91 ust. 7d ustawy o VAT. W myśl tego przepisu, w przypadku zmiany prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony od towarów handlowych (lub surowców i materiałów), nabytych z zamiarem wykorzystania ich do czynności, w stosunku do których przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT lub do czynności, w stosunku do których prawo do obniżenia podatku należnego nie przysługuje, i niewykorzystanych zgodnie z takim zamiarem do dnia tej zmiany, korekty podatku naliczonego dokonuje się w deklaracji podatkowej składanej za okresy rozliczeniowe, w których wystąpiła ta zmiana.
Otrzymując od pracownika odszkodowanie/karę pieniężną z tytułu szkody wyrządzonej pracodawcy, pracodawca niewątpliwie uzyskuje przysporzenie majątkowe. Uzyskuje on zatem przychód. Przychód ten powstaje z chwilą otrzymania odszkodowania (kary pieniężnej), co wynika z art. 12 ust. 3e ustawy o PDOP i odpowiednio art. 14 ust. 1i ustawy o PDOF.
Przychód z tytułu odszkodowania (kary pieniężnej) otrzymanego od pracownika z tytułu wyrządzonej przez niego szkody powstaje zasadniczo z chwilą faktycznego wpływu środków pieniężnych na rachunek bieżący pracodawcy lub z chwilą wpłaty przez pracownika gotówki do kasy firmy.
Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 4 lutego 2014 r., nr ILPB3/423-535/13-4/PR. W sprawie będącej przedmiotem tej interpretacji, gdy z winy pracownika składnik majątku pracodawcy uległ uszkodzeniu, pracownik był zobowiązany zwrócić pracodawcy koszty napraw powypadkowych. Odnosząc się do momentu, w którym u pracodawcy powstał z tego tytułu przychód, organ podatkowy uznał:
"(…) otrzymane odszkodowanie od (…) pracownika (w sytuacji jego winy) będzie powiększać przychody Spółki podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w dacie otrzymania odszkodowania (wpływ środków do Spółki) zgodnie z art. 12 ust. 3e ww. ustawy (ustawy o PDOP - przyp. red.). (…)"
Jeżeli odszkodowanie (kara pieniężna) nie jest fizycznie wypłacane przez pracownika, ale jest potrącane z jego wynagrodzenia, wówczas przychód u pracodawcy powstanie - naszym zdaniem - w momencie tego potrącenia.
Dodajmy, że przychód może nie powstać w sytuacji, gdy otrzymane od pracownika środki pieniężne stanowią zwrot wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o PDOP i odpowiednio art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PDOF).
Kwota odszkodowania lub też kary pieniężnej, nałożona na pracownika z tytułu wyrządzonej pracodawcy szkody, wiąże się w sposób pośredni z działalnością prowadzoną przez pracodawcę. Zalicza się ją do pozostałych przychodów operacyjnych, co wprost wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości. Zapisano tam, że do pozostałych przychodów operacyjnych zalicza się przychody związane z odszkodowaniami i karami.
Obciążenie pracownika z tytułu odszkodowania (kary pieniężnej) z tytułu szkody wyrządzonej pracodawcy może zostać zaksięgowane np.:
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika), - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". |
Wpłata przez pracownika odszkodowania (kary pieniężnej):
a) do kasy firmowej: |
- Wn konto 10 "Kasa", Ma konto 23-4; |
b) na rachunek bieżący: |
- Wn konto 13-1 "Rachunek bieżący", Ma konto 23-4. |
Jeśli natomiast odszkodowanie/kara pieniężna jest potrącane z wynagrodzenia pracownika, to potrącenie to można zaksięgować np.:
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń", Ma konto 23-4. |
|