Dyrektor firmy prywatnej wyraził zgodę na odbycie przez pracownika zagranicznej podróży służbowej prywatnym samochodem. Wraz z rozliczeniem kosztów delegacji pracownik przedłożył rachunki za paliwo w walucie obcej. Czy rachunki te należy wziąć pod uwagę przy rozliczeniu zwrotu kosztów przejazdu?
Pracownik otrzyma tzw. "kilometrówkę" według stawki określonej w polskich złotych. Zatem rachunki za paliwo nie zostaną wzięte pod uwagę przy zwrocie kosztów przejazdu w zagranicznej podróży służbowej.
Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników zatrudnionych u pracodawców spoza sfery budżetowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Natomiast jeśli przepisy zakładowe nie regulują tej kwestii, to odpowiednie zastosowanie mają zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.
Z § 3 ww. rozporządzenia wynika, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr. Ustala ją pracodawca, ale nie może być ona wyższa od stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). W przypadku samochodów osobowych stawki te wynoszą odpowiednio:
Jeżeli więc pracodawca rozlicza delegacje według zasad określonych w przywołanym rozporządzeniu, to przy rozliczeniu kosztów przejazdu nie będą brane pod uwagę rachunki za paliwo, ponieważ pracownik otrzyma kilometrówkę, której wysokość jest niezależna od faktycznie poniesionych kosztów na zakup paliwa.
| Przykład
Za zgodą pracodawcy pracownik odbył zagraniczną podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności silnika 1.600 cm3. Z przedłożonego rozliczenia wynika, że pracownik przejechał 1.234 km. W związku z tym, że w firmie obowiązują zasady określone w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, z tytułu zwrotu kosztów przejazdu pracownikowi przysługuje kwota 1.031,38 zł (1.234 km x 0,8358 zł). Nie ma tu znaczenia, jaką kwotę faktycznie pracownik wydatkował na zakup paliwa. |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
